Con la pandemia le riunioni nei luoghi di lavoro sono aumentate o diminuite? Un recente e assai ampio studio svolto dai ricercatori dell’Harvard Business School dimostra che semplicemente sono state spostate online. La ricerca ha preso in considerazione i comportamenti di oltre tre milioni di persone in 16 grandi aree metropolitane tra Stati Uniti, Europa e Medio Oriente. In Italia, sono state valutate le aree di Milano e di Roma.
Alcuni dati interessanti che emergono li riassumo qui.
1) La quantità di partecipanti coinvolti nelle riunioni è cresciuta del 13,5%.
2) Il numero medio di riunioni a cui le persone assistono è cresciuto di quasi il 13%.
3) Un dato interessante è il calo di circa il 20% della lunghezza media delle riunioni, e quindi è anche diminuito dell’11,5% il tempo che le persone passano ogni giorno in riunione. E questo è di sicuro un bene.
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Le riunioni sono tanto più produttive quanto più sono brevi e per un semplice motivo: nessuno riesce a stare attento per ore e ore. Gli stratagemmi in azienda per evitare il prolungarsi inutile delle riunioni sono vari. In alcuni casi si è arrivati a obbligare le persone a fare riunioni restando in piedi. Un altro modo è agire sul numero di partecipanti: convocare solo le persone assolutamente necessarie a quell'incontro e che sono nelle condizioni di partecipare in modo attivo. La regola del sette afferma che sette è il numero massimo di partecipanti per una riunione che funziona, e che per ogni partecipante ulteriore si perde un 10 per cento di efficacia.
Tutto questo ovviamente non vale per quelle occasioni che vengono etichettate come riunioni ma che in realtà non lo sono. Per esempio quando le persone vengono messe insieme non per esaminare una situazione e prendere decisioni, ma per affrontare un compito che riguarda il produrre qualcosa, il cui svolgimento può protrarsi nel tempo. Quella, però, non è una riunione, ma un lavoro di gruppo. Non è una riunione ma un incontro di aggiornamento, un convegno o una convention, il classico raduno che si organizza con il solo scopo di trasmettere informazioni, o di presentare qualcosa di nuovo. In quel caso pochissime persone, o a un singolo oratore si rivolgono a una platea che può essere ampia quanto si vuole, fino comprendere mille o più invitati.
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In conclusione quindi, con l'aumento del lavoro da casa, usate con cautela lo strumento della riunione. Regole precise e una struttura chiara vi aiuteranno ad evitare di passare ore sull'ennesima piattaforma digitale senza raggiungere il vostro scopo.