Sei una di quelle persone con la scrivania sempre ordinata oppure ti muovi tra scartoffie impilate in ogni angolo del tuo ufficio? Ognuno ha diverse abitudini nella gestione del proprio spazio lavorativo e oggi questo riguarda anche il modo in cui gestiamo l’ordine (o il disordine) nei nostri ambienti digitali.
A primo acchito verrebbe da pensare che muoversi e sopratutto lavorare in un ambiente ordinato, preciso e in cui tutto viene inserito in un apposito cassetto, faldone, cartella o contenitore risulti essere più produttivo. Il pensiero alla base di questo ragionamento trova le sue radici nell’idea che mettendo tutto al proprio posto, ci sia meno dispersione, distrazione e quindi si trascorra meno tempo a cercare ciò che non si trova. Dunque un ragionamento del tutto sano. Eppure Steve Whittaker, ricercatore all’Università della California, ha sfidato tale credenza andando ad analizzare due tipologie di persone: i cosiddetti pilers (accumulatori) e i filers (incasellatori). Se i primi si destreggiano tra pile di documenti sulla propria scrivania, i secondi tendono a etichettare, riporre nei faldoni e avere un tavolo lindo.
Entrambi gli atteggiamenti prendono forma anche online. C’è chi lascia tutto nella posta in arrivo e ci sono gli amanti delle cartelle nella casella mail. C’è chi scarica App lasciando che si distribuiscano nelle varie schermate in modo apparentemente casuale e chi crea cartelle tematiche in cui inserirle. C’è chi lascia che le notifiche si accumulino e chi vuole vedere quel numerino rosso continuamente diminuire.
Possiamo dire che in generale l’idea di lavorare in un luogo di maggior ordine è percepita come più efficace e produttiva. Una scrivania pulita o un desktop con poche ed essenziali icone, nell’immaginario comune sono visti come ambienti cui ambire. Tant’è che per esempio Benjamin Franklin, uno dei padri fondatori degli Stati Uniti d’America e uomo poliedrico nei suoi contributi alla scienza e allo sviluppo politico del suo paese, pur avendo raggiunto vari traguardi importanti nella sua vita si sentiva in difetto per non riuscire a mantenere in ordine la propria scrivania. Per quasi tutta la sua vita si è rimproverato per la propria scarsa capacità di mantenere ordine. Eppure non si può dire che sia stato un uomo poco produttivo, tutt’altro. E quindi ci ritroviamo ad ambire di comportarci quasi come se fossimo dei robot, perfettamente funzionanti e anche un po’ squadrati nei nostri modi per poterci districare nell’era della distrazione.
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Ofer Bergman e Steve Whittaker sono gli autori di The science of managing our digital stuff e si sono occupati di analizzare i diversi modi in cui le persone organizzano i propri contenuti digitali e quali risultano essere più efficienti di altri.
In breve, ciò che emerge è che le persone che all’apparenza sono più disordinate, sono quelle che risultano essere più efficaci. Per esempio ricercare con lo strumento “cerca” una mail nella propria casella risulta essere un processo più veloce che non andare a ricercare nelle singole cartelle. E quindi impiegare del tempo a categorizzare le mail, in realtà è uno spreco di tempo. Questo è dovuto soprattutto al fatto che molte email che riceviamo potrebbero essere inserite in più cartelle, spesso infatti il contenuto non è così specifico da riguardare una sola categoria. Il risultato è che inseriamo la mail in una delle categorie cui appartiene ma quando poi abbiamo bisogno di ricercarla non ci ricordiamo esattamente quale criterio abbiamo utilizzato per incasellarla. Il nostro benessere digitale dunque è fatto anche di questo: comprendere cosa ci permette di lavorare meglio tra i vari dispositivi che utilizziamo.
In fondo, una cosa che non dobbiamo dimenticare è di preservare il nostro aspetto più umano che include anche del disordine e delle dispersioni, in cui però nella nostra evoluzione abbiamo appreso ad orientarci. Siamo fatti di momenti in cui interrompiamo bruscamente ciò che stiamo compiendo, facciamo le orecchie ai libri che leggiamo, lasciamo appunti scritti su foglietti volanti e non esauriamo tutte le notifiche che si accumulano sul nostro cellulare.
Abbiamo visto qualche settimana fa che anche il mondo del retail oggi valorizza sempre di più l’aspetto umano, fatto delle sue inefficienze talvolta ma ricco di un valore che stiamo tornando ad apprezzare sempre di più. Quindi forse, ciò che ad un primo sguardo potrebbe essere percepito come disordine da evitare, in fondo trova una sua ragione d’essere.