Quando faccio formazioni e coaching per professionisti e aziende il tema della gestione del proprio computer emerge sempre. Certo, occupandomi io di benessere digitale forse è ovvio che sia il contesto in cui parlarne. Quindi in questo articolo voglio condividere qualche spunto proveniente dal lavoro con i miei clienti.
Trovare la modalità ideale con cui ordinare i file sul proprio computer non è cosa facile, ma assolutamente necessario per lavorare in modo efficiente ed efficace. Il metodo assoluto che vada bene per tutti non esiste ma esiste un criterio di base che possiamo seguire tutti quanti: il minimalismo digitale.
Cosa significa minimalismo digitale?
Cal Newport ha scritto un libro proprio titolato Minimalismo digitale in cui esplora il tema a 360°. Qui estrapolo un principio base che ci aiuta rispetto alla gestione del pc al lavoro. L’assunto di base è trovare un proprio metodo che permetta di avere giusto lo stretto necessario sul proprio pc, evitando di perdere tempo con copie o versioni di file e cartelle non più utili.
Newport nel libro esplora tutta una serie di modalità che portino ad un uso sempre più minimalista dei tool digitali a disposizione.
Qui ci occupiamo di un aspetto preciso e circoscritto: l’organizzazione dei file. Essere minimalisti significa individuare quegli elementi essenziali che mi aiutano nella gestione dei file sul pc ed eliminare tutto il resto. Meno distrazioni, disordine e input abbiamo sotto gli occhi, più facilitiamo la nostra mente. L’obiettivo è quello di aumentare la propria produttività lavorando in modo più ordinato e meno distraente. Ognuno opera in modo diverso, proprio per il tipo di cliente e pratica con cui si relaziona. Ci sono però dei principi generali che aiutano a individuare il proprio modo di organizzare il computer.
No file sparpagliati sul desktop. Piuttosto che vedere una mare di file disordinati sul computer un modo può essere creare una cartella in cui inserire tutto ciò che ancora non si sa dove dovrebbe andare. Questo aiuta la nostra mente a non doversi ogni volta orientare in un mare magnum di cartelle ma avere una visione pulita.
Scrivi delle checklist da seguire. Avere una procedura scritta nell’organizzazione dei file aiuta poi a ritrovare il filo logico anche a distanza di tempo. Inoltre può essere uno strumento utile quando si lavora su cartelle condivise con altri colleghi.
Assegna dei tag ai file. In questo modo grazie alle etichette applicate ai documenti o cartelle si potrà cercare quel file attraverso il sistema di ricerca del pc. In conclusione, il punto fondamentale è scegliere dei criteri, mantenerli nel tempo e condividerli con i colleghi in modo da creare un linguaggio condiviso.