Per studiare gli effetti dell'email, un team guidato da ricercatori dell'Università della California ha collegato quaranta impiegati a elettrocardiogrammi wireless per circa dodici giorni. Hanno registrato la variabilità della frequenza cardiaca delle persone, una tecnica comune per misurare lo stress mentale. Hanno inoltre monitorato l'utilizzo del computer da parte dei dipendenti, consentendo loro di correlare i controlli della mail con i livelli di stress. Quello che hanno scoperto è che più tempo si spende sull'email in una determinata ora, maggiore è lo stress per quell'ora.
I ricercatori hanno anche scoperto che le persone rispondevano alle e-mail più rapidamente quando erano sotto stress ma con meno attenzione: un programma di analisi del testo ha rivelato che queste e-mail ansiose avevano maggiori probabilità di contenere parole che esprimevano rabbia.
Anche se l'uso della posta elettronica fa sicuramente risparmiare tempo alle persone nella comunicazione, ha anche un costo, hanno concluso gli autori.
Cosa fare per gestire meglio le mail al lavoro?
Suggerire alle organizzazioni di compiere uno sforzo concertato per ridurre il traffico di posta elettronica.
Formare le persone a strutturare al meglio le proprie comunicazioni. Invece di concentrarci solo su ottimizzare la velocità nella lettura delle mail si possono cercare modi per ridurre al minimo la comunicazione non strutturata facendo emergere potenziali innovazioni. Un esempio? Basecamp ha implementato orari di sportello strutturati. Se qualcuno ha una domanda tecnica per un determinato esperto, non può semplicemente scrivere un'email ma deve aspettare fino al prossimo orario di sportello dell'esperto ore per fare la sua domanda.
Un professore della Harvard Business School ha scoperto che concedere a un gruppo di consulenti un prevedibile tempo libero dalla posta elettronica ha aumentato la percentuale di coloro che hanno pianificato di rimanere in azienda "a lungo termine" dal quaranta per cento al cinquantotto per cento. Questo perché quando i dipendenti sono infelici, ottengono risultati peggiori ed è anche più probabile che ci sia un aumento dei costi sanitari e un costoso turnover dei dipendenti.
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